33 совета по тайм-менеджменту

Это 3 заключительная часть статьи 33 совета по тайм-менеджменту (советы с 23 по 33)

23-й совет тайм менеджмента. Где нужна важность и срочность

Одно из дел, которое, я считаю, нужно внести в разряд важных и срочных – это проверка выполненной работы. Неважно, кем выполнена работа: вашими подчиненными, вашими партнерами или другими организациями. Особенно важно сразу проверять выполненную работу при взаимодействии с государственными структурами, где многие процессы занимают довольно много времени.

Пример 1 из моей жизни: я заказал себе визитки. Приехал в офис рекламного агентства, дал им проект, и мне распечатали визитки, положили их в маленькую коробочку, и я счастливый уехал к себе в офис, который находился примерно в часе езды. Но когда я приехал к себе и открыл коробочку, я понял, что качество работы оставляет желать лучшего: цвета, подтеки краски. Я поехал опять в офис рекламного агентства. Там передо мной извинились и переделали работу. Но тут я сразу решил проверить свой заказ – теперь они сделали его на бумаге плохого качества. Если бы я не проверил работу, то мне пришлось бы к двум потраченным часам прибавить еще два. В результате третий вариант моих визиток мне бесплатно привез курьер. Но я уже потратил 2 часа своего драгоценного времени.

Вывод, который я вынес из этой ситуации: проверяй выполненную работу здесь и сейчас.

Еще один пример. Однажды мне было необходимо получить справку, которую делают в течение 1 месяца.  Это было перед новогодними праздниками. Когда я получил справку, я сразу проверил правильность и оказалось, что там была неправильно написана дата моего рождения. Та организация, где я получал справку уже почти закрывалась, но я настоял, чтобы мне исправили опечатку. В противном случае, если бы я не проверил работу сразу, мне бы пришлось ждать месяц оформления справки и еще 10 дней новогодних праздников.

Поэтому, когда вы принимаете работу, проверяйте все здесь и сейчас, будь то документы, рекламные брошюры, недвижимость – все что угодно. Так вы сэкономите себе много времени. Более того, это поможет вам смело планировать свои дальнейшие действия, так как будете знать, что работа выполнена качественно и можно идти дальше.

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?» – Виктор Пелевин Желтая стрела

24-й совет тайм менеджмента. Учимся говорить НЕТ

Не подумайте, что всем нужно отказывать. В первую очередь мы говорим НЕТ бесполезным разговорам ни о чем, интернет серфингу, чтению желтой прессы.

А как сказать НЕТ другим так, чтобы они не обиделись.

В бизнесе мы не говорим, что не можем этого сделать, мы говорим, сколько это стоит. Т.е. называем такую суму, на которую человек, скорее всего, не согласится. Если человек соглашается на большую сумму, мы просто находим подрядчика и получаем свое вознаграждение.

В повседневной жизни, если вас кто-то о чем – то просит и, вы заняты, можно сказать, что вы заняты и сможете поговорить через час. Этим вы никого не обижаете. С другой стороны, ваше окружение привыкает к тому, что вас лучше не отвлекать во время работы и вопрос о том, как сказать нет, вообще уходит.

Помните, что одно небольшое прерывание может полностью нарушить весь рабочий процесс. Вспомните, было ли у вас такое, что вы занимаетесь важным проектом, и тут вам кто-то звонит или подходит по определенному вопросу. После чего вы не помните, чем занимались и вам требуется некоторое время, чтобы включиться в работу. Более того, наш мозг устроен таким образом, что ему легче продолжать какое-то одно дело, чем начинать что-то новое.

Задумайтесь над этим. И говорите НЕТ всему тому, что вас отвлекает от дела.

25-й совет тайм менеджмента. Используем программу SKYPE

Skype – это компьютерная программа, которая позволяет делать телефонные звонки через интернет, устраивать видеоконференции, обмениваться текстовыми сообщениями, передавать файлы – и все это, не отходя от своего рабочего места.

В условиях пробок и большого количества людей мы так или иначе тратим слишком много времени на дорогу. Общение с клиентами и сотрудниками через интернет сохраняет время и силы.

С помощью SKYPE вы можете устраивать планерки с представителями региональных отделений, презентации для клиентов, проводить тренинги и семинары. Кстати, для проведения тренингов и семинаров существуют специальные сервисы, например, http://www.wiziq.com/.

Кстати, сейчас около 80% коуч сессий в мире проводится с помощью SKYPE или телефона.

Также много моих друзей используют интернет чтобы изучать английский с носителями языка.

Но в то же время важные встречи и переговоры я рекомендую проводить вживую.

Начните использовать современные технологии и пусть они сохраняют ваше время.

26-й совет тайм менеджмента. Выполняем объемные задачи вначале

По собственному опыту могу сказать, что, если взять за правило выполнять более сложные, важные и объемные задачи вначале, а более мелкие – в конце, то успеваешь намного больше.

Поэтому при планировании дня я советую выделять те задачи, которые занимают больше времени, и выполнять их первыми.

Не буду больше рассуждать. Лучше посмотрите видео youtube ниже, и все сразу станет ясно.

 

27-й совет тайм менеджмента. Съешьте лягушку с утра

Этот совет очень простой, но действенный. Несмотря на то, что я всегда советую ставить такие цели, которые вас будут мотивировать, и процесс их достижения будет вас заряжать энергией и энтузиазмом, попадаются дела, которые не приносят особого удовольствия, но их нужно сделать.

Например, поход к дантисту (так сказать, лягушка) не приносит нам много удовольствия.

Съедайте лягушку с утра – делайте самое неприятное вначале. Это поможет освободить голову от ненужных мыслей и все остальные дела, по сравнению с «лягушкой», покажутся пустяками – вы будете делать их с легкостью и с удовольствием.

Когда вы планируете свой день, выписывайте свои «лягушки» в ежедневник и выполняйте их в самом начале дня – вы сразу ускоритесь в продвижении к своим целям.

28-й совет тайм менеджмента.  Как выполнять объемные задачи или Лучший способ съесть слона

Поговорим о слонах. Лучший способ съесть слона – это съесть его по маленьким кусочкам, один кусочек за раз.

Если у вас есть объемная задача, разделите ее на более маленькие и начните выполнять. Нашему мозгу намного легче сконцентрироваться на одной небольшой задаче, чем рассеивать свое внимание сразу на нескольких.  Тем более что сознательный разум может в данный момент времени концентрироваться только на чем-то одном. Более того, благодарите себя, празднуйте выполнение каждой маленькой задачи – это позволит вам еще больше наслаждаться процессом, а значит, быстрее идти к своей цели.

"Yard by yard, it's hard. Inch by inch, it's a cinch" –сознательно не буду переводить эту чудесную английскую поговорку, чтобы не потерять ее красоты и смысла.

29-й совет тайм менеджмента. Используем диаграмму Ганта

По сути, диаграмма Ганта – это графический способ отображения всех задач одного проекта вместе со сроками их выполнения, продолжительностью и очередностью.

33 совета по тайм-менеджменту

Чтобы понять, как работает диаграмма Ганта, давайте рассмотрим простой пример.

Допустим, вы захотели построить дом. Пускай, этот процесс включает в себя следующие этапы:  закладка фундамента, строительство стен, строительство крыши, сантехника, электрика, внутренняя отделка.

С помощью диаграммы Ганта мы можем посмотреть, сколько же времени займет этот процесс. По горизонтали у нас отложено время. А каждая линия показывает ту или иную задачу. Заметьте, что каждая задача идет в определенной последовательности: мы, например, не можем сначала построить крышу, а потом закладывать фундамент. С другой стороны, несколько процессов может проходить одновременно. Например, вы можете совместить установку электрики и сантехники.

Итак, как же у нас идет процесс строительства. Сначала в течение тридцати дней мы строим фундамент, затем тридцать дней мы строим стены, после этого мы десять дней тратим на постройку крыши, после крыши по десять дней мы уделяем на сантехнику и электрику. Далее мы занимаемся внутренней отделкой 20 дней.

Вы, наверное, заметили, что между каждой задачей я оставил промежутки в несколько дней. Это я сделал на случай, если работы будут выполнены не в срок. Я всегда рекомендую оставлять небольшие зазоры между важными делами, это обезопасит вас перегруженности и суеты.

Чем удобна диаграмма Ганта?

Наш мозг мыслит картинками, поэтому изображение вашего проекта на диаграмме наиболее удобно для восприятия. Более того, вы запишите свои цели на листе бумаги, когда будете строить данную диаграмму, а записанные цели – это цели осуществленные.

Также я предлагаю заполнять диаграмму Ганта с самого конца. Т.е. сначала вы отмечаете ту дату, к которой вы хотите, чтобы проект был выполнен, а потом планируете все задачи таким образом, чтобы уложиться в дедлайны.

Существует большое количество компьютерных программ, где можно создать подобную диаграмму, например, в программе OpenProject.

Если у вас есть проект или большая цель, создайте для нее диаграмму Ганта. Это поможет вам добиться результатов быстрее и с меньшими усилиями.

30-й совет тайм менеджмента. Группируем однотипные задачи

Этот совет подразумевает не то, что мы выполняем схожие (однотипные) задачи одновременно, а то, что схожие задачи мы выполняем подряд. Схожие задачи – это задачи, которые предполагают применения одного определенного навыка, умения, ресурса.

Например, нам необходимо написать письмо своему партнеру и сделать mind – карту своей новой книги в программе Mind Manager. Логично, что легче включить компьютер, сделать эти две задачи и потом его выключить, чем сначала сделать первую задачу, потом выключить компьютер, а потом включить компьютер и сделать вторую задачу. Надеюсь, что этим вас не запутал.

Наш мозг устроен таким образом, что ему намного легче работать по одной определенной схеме, чем переключаться на новую модель поведения. Нашему мозгу легче продолжать делать то, что он делал, чем начинать что-то новое. Вот почему богатые становятся богаче, а бедные становятся беднее. Вот почему те, кто следит за собой, становятся еще более здоровыми, а те, кто нет – все больше и больше набирают вес. Вот почему хорошие привычки всегда играют на нашей стороне. Более того, иногда на переключение между задачами тратится даже больше времени, чем на их выполнение. Поэтому важно группировать схожие задачи в одни блоки. Представьте, что вы собираете мозаику. Всегда легче собрать одну часть картинки из кусочков одинакового цвета.

Выполняя сходные (однотипные) задачи одним потоком, помните о том, что даже в таких случаях важно делать перерывы, чтобы работать более продуктивно и с удовольствием.

31-й совет тайм менеджмента. Используем диктофон

Это очень простой, но действенный прием. Каждый день к нам приходят сотни, а то и тысячи новых идей. Часто не очень удобно их все записывать, так как это отнимает много времени.

В этом случае я рекомендую использовать диктофон. Это позволит быстро сохранять большие объемы мыслительной информации. После этого вы сможете попросить своего секретаря или личного помощника перевести всю информацию в печатный формат или в удобное для вас время, например в транспорте, прослушать запись еще раз и выписать самое важное.

Помните, то, насколько эффективно вы будете использовать свое свободное время, зависит не от количества материала, а от того, что вы будете применять в своей жизни уже сегодня.

32-й совет тайм менеджмента. Используем закон Парето или принцип 80/20

Закон Парето или принцип 80/20 назван так в честь социолога и экономиста Вильфредо Парето.

Этот принцип состоит в следующем: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Или, если применить этот принцип к тайм менеджменту: 20 % затраченного времени отвечает за 80 % результата, а остальные 80 % затраченного времени— лишь за 20 % результата.

Я предлагаю вам прямо сейчас взять листок и ручку и записать на нем одну из своих целей. Под ней запишите те 20% действий, которые отвечают за 80% результата. А далее запишите те 80% действий, которые дают 20% результатов.

Как этот принцип можно применить в бизнесе. В вашем бизнесе есть клиенты, которые приносят разную прибыль. Выделите те 20% клиентов, которые приносят 80% прибыли. Сконцентрируйте на их обслуживании все свое внимание, опишите этих клиентов, концентрируйтесь на привлечении именно таких клиентов. В работе отдавайте предпочтение именно таким клиентам. Создавайте рекламную компанию, направленную именно на привлечение подобных клиентов, а не на все те остальные 80%.

Принцип Парето, применим во многих сферах жизни. Начните применять этот принцип уже сейчас и создавайте 80% результата благодаря, всего лишь, 20% усилий.

33-й совет тайм менеджмента. Делайте себе подарки и вознаграждения

Ответьте, пожалуйста, на вопрос: как вам бы хотелось получать заработную плату: каждый месяц или каждые две недели? Уверен, что большинство выбрало второй вариант. Мы так устроены, что, чем чаще мы видим плоды наших трудов, тем больше у нас мотивация. Так почему мы обещаем устроить себе шопинг или сделать выходной только после завершения проекта?

Делайте себе подарки и вознаграждения за небольшие осуществленные части проекта, цели или задачи. Это поможет вам быстрее двигаться к цели, увеличит вашу мотивацию и удовольствие от процесса. Это можно применять не только к себе, но и к своим сотрудникам.

В одной из компаний, занимающихся продажами, сотрудники придумали следующее: каждый раз, после того как они делали очередной звонок,  они съедали печенье или делали глоток кофе. По словам руководства, этот метод работал очень хорошо.

Я знаю многих сторонников того, что подарки, бонусы и вознаграждения нужно давать еще до выполненной работы. Пример тому – чаевые. Попробуйте одному и тому же работнику дать чаевые в конце оказания услуги, а потом дайте ему чаевые перед началом услуги. Например, пусть это будет официант. Сделайте так, и вы увидите разницу в сервисе.

Руководитель одной из крупных американских компаний, занимающихся образованием, так и сделал. Перед началом ответственного проекта он вывез сотрудников своей компании на шикарный курорт, как бы заранее давая кредит доверия своим сотрудникам. Как, вы думаете, после этого работали сотрудники?

Я предлагаю вам прямо сейчас выбрать одну из глобальных целей и прописать, какие вознаграждения, подарки, сюрпризы вы будет себе делать за выполнение кусочков цели.

 

Успех - это процесс, а не пункт назначения.  Пусть же этот процесс будет приятным и полным сюрпризов, в хорошем смысле этого слова.

Думаю,  и мне, и вам, будет очень полезно, если вы будите писать в комментариях, насколько тот или иной прием был для вас ценным. Для вас – это возможность поделиться с другими. Для меня – это обратная связь. 

Будем благодарны, если поделитесь статьей:

Читайте также:Самое популярное и лучшее:

Добавить комментарий

Все e-mail будут надёжно скрыты, а любой спам будет удалён.


Защитный код
Обновить

Рекомендуем

Хобби
Самопознание
Здоровый образ жизни
Как улучшить зрение
Саморазвитие
Создание сайта самостоятельно
Выпадение волос причины
Посмотреть хорошие фильмы
Продвижение сайтов
Загрязнение окружающей среды
Как стать богатым
Вред алкоголя
Коко Шанель цитаты
Сыроедение
Аюрведа
Улыбка